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Sistema institucional de archivos

Está conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del Instituto, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fueron generados, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria.



Políticas


  • Los titulares de área en su calidad de responsables del archivo de trámite, coordinarán el registro y distribución de la correspondencia del área, con apoyo del Enlace que participa en el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
  • El registro, control y seguimiento de la correspondencia de entrada y salida en cada área será de manera automatizada a través del sistema habilitado para tal fin.
  • Todos los expedientes sin excepción deben identificarse con su respectiva carátula de expediente.
  • Los expedientes deben contener todos los documentos foliados correspondientes a un mismo asunto, tema, materia, actividad o trámite, en orden cronológico.
  • El contenido de los expedientes no deberá rebasar los tres centímetros de longitud, por lo que podrán generarse los legajos necesarios.
  • Los expedientes se organizarán en el mobiliario específico identificado de conformidad con los códigos de clasificación archivística, y se ordenarán de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, y no se mezclarán con otros materiales documentales ni de oficina.
  • La consulta de expedientes deberá realizarse mediante el control de consulta respectivo. Los expedientes serán devueltos al archivo en un plazo máximo de 15 días naturales en las mismas condiciones físicas en que se otorgó para consulta.
  • El préstamo de expedientes clasificados en sus modalidades de reservado y confidencial, deberá realizarse mediante documento suscrito por el titular del área solicitante, especificando el nombre de la persona autorizada para tal efecto.
  • Cada área deberá contar con un registro de expedientes utilizando el formato de Inventario General de Expedientes por Serie Documental.
  • Los expedientes que contengan datos personales, así como información reservada deberán custodiarse de conformidad con las especificaciones de seguridad establecidas por el área para cada caso.
  • El Responsable del Archivo de Trámite con apoyo del Enlace, coordinará sistemáticamente la transferencia primaria de expedientes.


Porcentaje de series por área

Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD)


El COTECIAD es el órgano técnico consultivo de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable al Instituto, integrado por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro del ente público se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta gestión de documentos y administración de los archivos.


Sus funciones son:


  • Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los archivos;

  • Realizar los programas de valoración documental;
  • Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos; 
  • Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se efectúen en el Instituto, en los que sean convocados por el Consejo General de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones nacionales o internacionales;
  • Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y
  • Aprobar los instrumentos de control archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal;


Directorio


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Actas




Programa de Trabajo


¿Qué es y cuáles son sus objetivos?


El Sistema Institucional de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal es el  conjunto de personas, técnicas y tecnologías archivísticas que formalizan las tareas documentales en el Instituto, a través del funcionamiento de sus componentes normativos, operativos y estratégicos en cada una de las fases del ciclo vital del documento.


Los objetivos del Sistema, son:


  • Organizar y conservar los archivos del Instituto de acuerdo con una estructura lógica, bajo estándares archivísticos que permitan el acceso oportuno y organizado a la información, así como garantizar la guarda y custodia de archivos que contienen información de acceso restringido, y en su caso, la apertura pública de expedientes, de conformidad con lo previsto en la LTAIPDF y la LPDPDF;
  • Fomentar la modernización y homogeneización metodológica de la función archivística, propiciando la integración de los archivos y la cooperación institucional para la conformación del Sistema de Información del Instituto; y
  • Mejorar e innovar continuamente los mecanismos archivísticos observando las mejores prácticas de la materia, en los ámbitos local, nacional e internacional.


Programa Institucional de Desarrollo Archivístico



Informe de cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico

Es el proceso de eliminación razonada y sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos: evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. La temporalidad y los procesos de baja o depuración documental están determinados en el Catálogo de Disposición Documental.


La valoración documental es el proceso de análisis mediante el cual se determinan los valores de los documentos. El valor documental es la condición de los documentos de archivo, en atención a su naturaleza y valores, la valoración de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema Institucional de Archivos, así como determinar su disposición documental.


La disposición documental es el destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores dan lugar a la selección de los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la baja documental o depuración de los que no tienen valor secundario o histórico.