Dentro de las atribuciones que la LTAIPDF otorga al INFODF, está la de realizar visitas de inspección periódicas para evaluar la actuación de los Entes Obligados (artículo 71, fracción XXII). Con el objeto de cumplir con esta disposición, el Instituto ha establecido un programa de visitas a las instalaciones de los Entes donde se localiza la Oficina de Información Pública (OIP), con el fin de verificar las condiciones en que se desarrolla el servicio de acceso a la información. Este programa se denomina Diagnóstico Integral de las OIP.


En ese contexto, se capacitó a un grupo de verificadores, cuya labor consiste en constatar los recursos que cada Ente Obligado ha destinado para la operación de las OIP; incluyendo el número de servidores públicos que brindan directamente atención a la ciudadanía, examinando las aptitudes de la plantilla laboral que está destinada a dicha encomienda.


El análisis de los datos obtenidos permite detectar áreas de oportunidad para generar acciones que optimicen el desempeño de las OIP y brindar un mejor servicio a los solicitantes de información pública.


En el año de 2014, el Instituto realizó una visita a todas las OIP de los Entes Obligados del Distrito Federal. Este estudio fue realizado entre septiembre y octubre; y los resultados se comparan con los obtenidos en ejercicios anteriores, a fin de mostrar los cambios y en su caso mejorías que han tenido los Entes Obligados en los aspectos revisados.


Las observaciones y sugerencias que emite el Instituto a los Entes Obligados juegan un papel importante para que se atiendan las áreas de oportunidad encontradas. Cabe señalar que en términos generales, las respuestas de los Entes Obligados a las sugerencias emitidas por el INFODF han sido favorables, y se han aplicado, en gran medida, las acciones correctivas que están a su alcance.


Es importante señalar que el estudio levantado sólo es una fotografía del momento en que se realiza la visita de inspección (estática comparativa); y se debe considerar que los Entes Obligados se encuentran inmersos en un proceso de mejora que es dinámico; sobre todo, a partir de las sugerencias emitidas por el INFODF.


Las diferencias de los resultados de la primera visita de inspección, realizada en junio de 2008, con los que se obtuvieron en la visita realizada en 2014 son considerablemente favorables.


No obstante que a lo largo de los años se han realizado progresos importantes, también es importante mencionar que aunque en algunos temas los resultados han disminuido, se percibe que las razones principales de esta situación son las siguientes: la rotación constante del personal que labora en la OIP (lo cual implica una pérdida de capital humano) o los cambios de domicilio del(os) Entes Obligados, por lo que aún falta mucho por hacer para crear las condiciones óptimas de cumplimiento de la normatividad y para consolidar la cultura de la transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas en las instituciones públicas del Distrito Federal.


Aspectos estudiados


Los principales rubros estudiados en las visitas de inspección a las oficinas de información pública de los Entes Obligados están comprendidos en una ficha de observación, bajo las siguientes temáticas:


  • Ubicación
  • Señalización
  • Tiempo de atención
  • Capital Humano
  • Infraestructura
  • Datos electrónicos de la OIP
  • Difusión de la cultura de la Transparencia
  • Operación del Sistema INFOMEX II


Cabe aclarar que las preguntas que integran las secciones de ubicación, señalización y tiempo de atención son contestadas por los propios verificadores del Instituto, con base en sus apreciaciones; el resto del cuestionario es llenado con la ayuda del personal de la OIP que se entrevista.


Resultados generales


En el marco del Diagnóstico Integral de las OIP, las visitas de inspección realizadas hasta el presente informe son ocho. Se puede considerar que el primer estudio que aportó datos sobre el tema fue la evaluación a 98 Entes Obligados durante el desarrollo de la Métrica de la Transparencia DF 2008, realizada en noviembre y diciembre de ese año. Sin embargo, el primer Diagnóstico se llevó a cabo en junio de 2008, con la visita a 83 Entes Obligados.


El segundo, en agosto de 2009, con 98 Entes visitados; el tercero, en marzo y abril de 2010, con 106 Entes verificados; el cuarto en agosto y septiembre de 2010, con 105 Entes visitados; el quinto, de marzo a mayo de 2011, con 109 Entes Obligados inspeccionados; el sexto, en agosto y septiembre de 2012, con 115 Entes verificados, el séptimo, en junio y julio de 2013, con 114 Entes y en el octavo llevado a cabo en septiembre y octubre de 2014 con 119 Entes Obligados visitados.


Los resultados del estudio de 2014 se comparan con los obtenidos en los ejercicios anteriores, con el propósito de ilustrar el comportamiento observado en el aprovisionamiento de la infraestructura de las OIP.



Ubicación

El espacio físico donde se ubica la OIP es estratégico para facilitar y promover el ejercicio de los derechos de acceso a la información y protección de datos personales. Una OIP ubicada cerca de la entrada a las instalaciones del Ente Obligado permite su localización inmediata, el libre acceso a ella y un servicio expedito de orientación, ingreso de solicitudes o consultas al portal de internet.


Por lo anterior, es necesario insistir en una ubicación favorable de las OIP. Al respecto, en 2014, el 55 % de las OIP se localizó en la planta baja; mientras que el 45 % restante se ubicó en un piso superior (ver Gráfica 1). En otras palabras, más de la mitad de las OIP se encuentran instaladas con un acceso inmediato para el público, mientras que el porcentaje restante se localiza en algún piso superior. Esta distribución se debe a que una buena parte de los Entes comparten sus instalaciones con otras dependencias e instituciones; y muy pocos tienen oportunidad de utilizar espacios en la planta baja.

Además, respecto a aquellas OIP que se encuentran en la planta baja del inmueble, se observa en la Gráfica 2 que el 79 % se encuentra a la entrada o muy cerca de ella, lo cual nos muestra que en la mayoría de los casos los Entes Obligados han hecho las labores correspondientes a fin de que la OIP sea ubicada fácilmente por las personas.


Por otro lado, cuando el verificador se presenta en las instalaciones de los Entes Obligados se dirige, de preferencia, al módulo de información para solicitar datos sobre la ubicación de la OIP; cuando no existe este módulo o personal de recepción, se dirige al personal de vigilancia.


Esto tiene como propósito saber si el personal de primer contacto en las instalaciones de los Entes Obligados tiene conocimiento de la ubicación de la OIP para orientar a los usuarios que desean acceder a ella. Sobre este particular, la Gráfica 3 muestra que el resultado del ejercicio 2014 es el segundo más alto desde 2008, con 83.8 %, por lo que los Entes Obligados deberán, en su caso, continuar capacitando al personal a fin de que proporcionen de manera clara la ubicación de la OIP.




Señalización

En virtud de que el 56.3 % de las OIP se encuentran distantes de la entrada a las instalaciones de los Entes Obligados, ya sea en algún piso superior, o en la misma planta baja, pero alejada de la entrada, la señalización se convierte en un instrumento importante para guiar a los usuarios hacia las OIP. Son tres tipos de letreros considerados en este estudio: los que se encuentran colocados a la entrada de las instalaciones del Ente, los que en su caso son colocados en algún piso superior y los instalados en el espacio físico que ocupa la OIP. Al respecto, la Gráfica 4 da cuenta del porcentaje de Entes Obligados que tienen desde la entrada a sus instalaciones el señalamiento correspondiente a la ubicación de la OIP.

Si bien los letreros en la entrada de las instalaciones han disminuido, es importante considerar que casi la mitad de las OIP están ubicadas en algún piso superior, por lo que será necesario trabajar más a fondo con los Entes Obligados a fin de que cuenten con señalizaciones visibles desde la entrada aun cuando el inmueble sea compartido con otro Ente u organización.


En relación a los letreros de señalización instalados en los pisos superiores, en el 57 % de los Ente(s) Obligad(s) sí se contaba con estos.


Respecto al señalamiento colocado en el espacio físico asignado a la OIP, la Gráfica 5 muestra una variabilidad en el incremento o disminución de señalamientos de 2008 a 2014. En la primera medición se observa que solamente un poco más de la mitad de 83 Entes Obligados se preocupaba por instalar letreros en la ubicación de la OIP; en cambio, para el 2014, el 76.0 % de las 119 oficinas visitadas cumple con poner señalización que identifique al área; por lo que podemos observar un incremento del número de letreros visibles en las OIP con respecto al primer diagnóstico. Además es importante mencionar que del total de letreros de identificación, el 92.2 % de los letreros son totalmente legibles.

Tiempo de atención a los solicitantes

En 101 de los Entes Obligados (85.0 %) se encontró al personal de la OIP disponible en su sitio de trabajo para atender a los solicitantes dentro del horario de atención. Lo anterior se muestra a continuación en la Gráfica 6.

Es importante mencionar que en el 81.5 % de los casos, los solicitantes son atendidos inmediatamente.



Infraestructura

Respecto a las instalaciones y equipamiento del espacio físico y de libre acceso al público dónde se encuentra la OIP de cada Entes Obligados, se observa en el Diagnóstico realizado, que por su ubicación, la OIP en algunas ocasiones requiere de instalaciones y equipamientos especiales para hacerla accesible a cualquier persona incluyendo a aquella que tenga algún tipo de discapacidad.


De acuerdo con las visitas realizadas se encontró que 96 de los 119 Entes Obligados si cuentan con instalaciones accesibles, lo cual representa el 81.0 %, sin embargo es importante mencionar que el 8.0 % de los Entes Obligados no requieren de alguna instalación especial para que las personas accedan a la OIP. Por lo antes dicho, se concluye que en general los Entes Obligados han hecho los trabajos necesarios a fin de que más personas tengan la oportunidad de hacer valer su derecho al acceso a la información y por lo tanto acudir a una OIP.


Además de la accesibilidad a las instalaciones se tomó en consideración el espacio físico de la OIP así como el mobiliario y equipo de cómputo; temas que se incluyen a continuación.



Espacio físico de la OIP

Respecto del espacio físico destinado para las OIP, no hubo medición en el primer diagnóstico 2008, fue en el desarrollo de la Métrica de la Transparencia DF de ese mismo año que se incluyó este concepto en el cuestionario. La Gráfica 7 muestra el porcentaje de Entes Obligados que han destinado un área de nueve o más metros cuadrados para la instalación y operación de las OIP.

De acuerdo con dicha Gráfica, a finales de 2008, solamente el 53.6 % de 98 OIP contaba con un espacio de nueve metros cuadrados o más; para 2014, el porcentaje de OIP que cuentan con nueve metros cuadrados o más se incrementó a 71.8 % de 119 Entes. Asimismo, del total de Entes Obligados que se visitaron en el último diagnóstico de 2014, el 69.0 % cuenta con espacio exclusivo para uso de la OIP; el resto (31.0 %) comparte el lugar con otras áreas.



Mobiliario y equipo de cómputo

En el Diagnóstico del 2014, se observa que del total de las OIP, el 97.5 % cuenta con un espacio limpio y ordenado, con buena iluminación (96.6 %) y ventilado adecuadamente (84.0 %); además, es conveniente señalar que el 97.2 % de los escritorios se encuentran en buen estado, el 96.8 % de las sillas se encuentran en buen estado y el 99.5 % de los aparatos telefónicos son equipos en buenas condiciones; además, respecto a las condiciones de los libreros y credenzas utilizadas para uso de las OIP se encontró que el 99.5 y el 99.6 respectivamente, se encuentran en perfecto estado.


La Gráfica 8 da testimonio de la tendencia del mobiliario en las OIP. Se puede observar que respecto a 2009 se ha presentado un aumento. Esto se puede deber además del incremento de los Entes Obligados en el Padrón, también por el compromiso por parte de los Entes Obligados para mejorar las instalaciones de sus oficinas.

Un comportamiento similar al del mobiliario se ha dado en la dotación del equipo de cómputo. El incremento progresivo en la asignación de tres o más computadoras a las OIP se puede observar en la Gráfica 9, en la que el porcentaje de OIP pasó de 19.5, en el diagnóstico 2008, a 62.2 %, en el diagnóstico 2014. Es importante mencionar que dicho porcentaje es el máximo alcanzado durante los años en los que se ha realizado el diagnóstico.

La LTAIPDF determina que los Entes Obligados deben poner a disposición de las personas un equipo de cómputo para consulta de información; al respecto, en 2014, el 77.0 % de las OIP contaban con, al menos, un equipo de uso exclusivo para usuarios.


Por otro lado, en el ejercicio 2014, el 73.1 % de las OIP comentó tener acceso a una o más impresoras para uso exclusivo de la OIP; en cambio, sólo el 36.1 % de las oficinas tiene escáner asignado para su uso exclusivo de la OIP. En el caso de las copiadoras, el 95.8 % de las OIP afirmó no tener dicho equipo, sin embargo el 38.6 % de los Entes Obligados cuenta con un multifuncional, aparato que puede ser utilizado para las tres funciones antes mencionadas.



Capital humano

Los recursos humanos destinados al área de información pública han observado un crecimiento notable en la mayoría de los Entes Obligados. Así, en 2008, sólo el 20.7 % de las OIP contaban con tres o más funcionarios; para el 2014, la cifra aumentó a 63.9 %, lo que representa un crecimiento de 43.2 puntos en seis años. La Gráfica 10 da cuenta de esto.

En la Gráfica 11 se muestra la distribución del personal asignado a las OIP al 2014.

Es importante destacar que 39 de los 119 Entes Obligados tienen a cinco o más personas con funciones adscritas a la OIP, lo cual representa el 33 %; mientras que 18 Entes Obligados (15.0 %) cuentan solo con un funcionario trabajando en dicha área; esto nos muestra el interés de contar con un mayor número de funcionarios que están directamente relacionados con los temas que acatan a la OIP, lo cual se traduce en una mejor distribución del trabajo.


La asignación del personal depende de varios factores; sin embargo, no es recomendable contar con una sola persona que atienda las múltiples tareas de la OIP, en virtud de que, muchas veces, tendrá que ausentarse de su área de trabajo para recabar la información solicitada, asistir a cursos de actualización, a eventos organizados por el INFODF, o a encomiendas de naturaleza distinta de las inherentes a la OIP, lo cual evitará que el Entes Obligados brinde el servicio de acceso a la información o de datos personales ante una eventual visita de solicitantes.



Capacitación de los responsables de las OIP

Un aspecto sobresaliente es la capacitación de los responsables de las oficinas de información pública y de los responsables operativos, toda vez que están a cargo de cumplir con las atribuciones y obligaciones de las mismas. El conocimiento de la normatividad en la materia, de las leyes y de la norma secundaria, es indispensable para otorgar un servicio eficiente a las personas que desean ejercer sus derechos constitucionales. Por ello, el Instituto ha desarrollado programas de capacitación cuyos resultados se tratan en el Capítulo 6 del presente informe. Independientemente de lo anterior, la inspección a los Entes presenta datos de propia voz de las personas entrevistadas, lo cual muestra un panorama concreto de la situación en las OIP para este rubro. El diagnóstico 2014 obtuvo los datos expuestos en la Gráfica 12.


Como se puede observar en la Gráfica 12, no todos los titulares de las OIP han tomado los cursos de la LTAIPDF, (95.8 % lo han hecho) y de la LPDPDF (94.1 % lo hicieron); tampoco del Sistema Infomex (62.2 % lo cursó) ni el de Ética Pública (83.2 % lo presentó). Estos cursos son indispensables para la operación de la oficina. No obstante, muchos de los titulares descargan el manejo de la OIP en el responsable operativo, quien, de igual manera, debe estar capacitado para brindar un servicio informado y eficiente.


Durante el diagnóstico de 2014, se encontró que 86 OIP contaban con un responsable operativo, lo cual equivale al el 72.0 % de los Entes Obligados. La Gráfica 13 presenta los porcentajes de éstos que han tomado los cursos impartidos por el Instituto.


La Gráfica 13 muestra que los responsables operativos han tomado, en términos relativos, una mayor proporción de cursos que los responsables de las OIP. Este fenómeno se explica porque, en varios Entes Obligados, los responsables de las OIP desempeñan un encargo de estructura y, además, se responsabilizan de esta oficina; por lo que la operación y la necesidad de capacitación recae en otra persona, que es quien en la práctica está mejor instruida para atender las solicitudes de información pública y protección de datos personales de la oficina.


Por último, el hecho de que no todos los titulares y los responsables operativos cuenten con los cursos mínimos para la administración de la OIP, se puede deber, principalmente, a la rotación del personal.

Datos electrónicos de las Oficinas de Información Pública

En el Cuadro que a continuación se presenta, se observa que en la mayoría de los casos (86.0 %), el correo electrónico proporcionado por el Responsable de la OIP si coincide con el registrado ante el INFODF y/o publicado en el portal de internet de los Entes Obligados.

En la Gráfica 14 que a continuación se presenta, se observa que de las 119 OIP visitadas, 99 de ellas coincide el número de teléfono institucional de la Oficina registrado en el portal de internet con el que efectivamente funciona en la OIP lo cual equivale al 83.0 %.

Lo anterior da cuenta del constante trabajo de actualización de datos en el portal de internet a fin de que invariablemente se pueda tener un contacto directo con los funcionarios que laboran la OIP.



Difusión de la cultura de transparencia

Un aspecto muy importante que la LTAIPDF contempla es la difusión de sus contenidos por parte de los Entes Obligados, para facilitar la participación de las personas en la vida política, económica, social y cultural del Distrito Federal (artículo 5). En este sentido, el INFODF ha diseñado material impreso y electrónico para su distribución por parte de los Entes entre sus empleados y las personas que acuden a sus instalaciones. Para apoyar este proceso de difusión, algunas instituciones, por iniciativa propia, han editado folletos sobre temas relacionados con la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas, ajustándolos a la naturaleza de sus funciones.


Sobre este particular, la Gráfica 15 muestra los medios por los que los Entes Obligados se apoyan para la promoción de los temas mencionados y realiza un comparativo con los resultados de otros ejercicios.

Los medios más utilizados en la difusión de los contenidos de la LTAIPDF son: los cursos o pláticas respecto al tema, anuncios en internet, carteles o posters y dípticos, trípticos o volantes. Al respecto, cada vez más, los Entes Obligados optan por difundir información por medio de capacitaciones institucionales, ya que el 81.5 % de los Entes Obligados dijeron haber utilizado dicho medio para la promoción de los temas relativos a la transparencia y rendición de cuentas.